PPAPとは、「zipファイルをパスワード付きで送付し、別メールでパスワードを送る運用」のことです。
情報漏えい対策として多くの企業で使われてきましたが、現在ではリスクも指摘されています。
メールでファイルを送るとき、どのように対応していますか？
- そのまま添付して送る
- パスワード付きzipファイルにして送る
情報漏えい対策として、zip暗号化＋パスワード別送を採用している企業は少なくありません。
一見すると、きちんとセキュリティ対策をしているように見えます。しかし、この方法には見落とされがちなリスクが潜んでいます。
送った瞬間にコントロールできなくなる
まず前提として押さえておきたいのは、
メールで送信したデータは、その時点で自分の管理下から離れる
という点です。
これは、zip暗号化していても変わりません。
例えば、
- 宛先を間違えて送信してしまった
- 受信者が第三者に転送してしまった
- 相手のメールアカウントが侵害されていた
このような場合、送ったファイルは意図しない相手に渡る可能性があります。
ここで重要なのは、
👉 「送った後にどう制御するか」いう視点です。
zip暗号化＋パスワード別送の実態として、よくある「zip暗号化＋パスワード別送」はどうでしょうか。
この方式の意図はシンプルです。
- ファイルは暗号化して送る
- パスワードは別メールで送る
これにより、「万が一どちらかが漏れても大丈夫」という考え方です。
しかし実際には、
👉 同じメール経路で送っている以上、両方が漏えいする可能性がある
さらに見落とされがちなのは、
👉 誤送信した場合、相手はファイルもパスワードも両方受け取れてしまう
という点です。
つまり、結果として何も制限されていない状態になってしまうのです。
「暗号化しているから安心」は成り立たない
ここでよくある反論があります。
「でも、zipで暗号化しているから大丈夫ですよね？」
確かに、何も対策していないよりはマシです。
ただし、それで“安全”とは言い切れません。
例えば、
- パスワードが簡単なものだった場合
- 推測しやすい情報をヒントにしている場合
（例：会社名＋数字、FAX番号の下4桁など）
こういったケースでは、第三者に開かれてしまう可能性があります。
さらに言えば、zipファイルのパスワードは専用ツールで解析されるケースもあり、「暗号化している＝安全」とは限らないのが実情です。
本来守るべきポイントがズレている
ここまでをまとめると、問題はzip暗号化そのものではありません。
「どこを守るべきか」がズレているということです。
本来重視すべきは、
- 誰がアクセスできるのか
- 誤送信したときにどうなるのか
- 送った後に制御できるか
といった点です。
しかしzip暗号化は、「送る瞬間」しか守れていない対策になっています。
どうしてもzipで送る必要がある場合
とはいえ、取引先の指定などでどうしてもzip暗号化が必要な場合もあります。
その場合は最低限、
- パスワードは別経路で送る（電話、SMSなど）
- 推測されにくいパスワードを使う
といった対応が必要です。
ただし、ここまでやるのであれば、「そもそも別の方法を使うべきでは？」というケースが多いのも事実です。
より安全なファイル共有の方法
現在は、メール添付にこだわる必要はありません。
例えば、
■ Microsoft 365の場合
- OneDrive / SharePointで共有
- 宛先に応じてアクセス権を設定
■ Google Workspaceの場合
- Google Driveで共有
- 必要なユーザーだけにアクセス許可
こうした方法であれば、
- 誰がアクセスできるか管理できる
- 不要になればアクセスを止められる
- 誤送信時も被害を限定できる
といったメリットがあります。
運用で防げるセキュリティ事故は多い
もう一つ重要なのは、
👉 ツールよりも運用の方が重要なケースが多い
という点です。
例えば、
- よくやり取りする相手とは共有フォルダを使う
- チャットツールで安全にファイル共有する
- アクセス権を前提に運用を設計する
こうした工夫で、リスクは大きく下げることができます。
最後に
zip暗号化は「何もやらないよりは良い対策」です。
しかし、それで守れていると思ってしまうことが、一番のリスクです。
セキュリティ対策は、「やっているかどうか」ではなく、「本当に機能しているかどうか」で判断する必要があります。
もし、
- 今のファイル共有方法が本当に安全なのか分からない
- 慣習的にPPAP運用を続けている
- Microsoft 365やGoogle Workspaceをどう活用すればよいか分からない
といった場合は、一度現在の運用を見直してみることをおすすめします。
nolan合同会社では、中小企業向けに、
- Microsoft 365 / Google Workspace のセキュリティ設定
- ファイル共有ルールの整理
- アクセス権管理
- 情報漏えい対策
- 現場運用を踏まえた改善支援
などを行っています。
「何が危険なのか整理したい」
「今の運用で問題ないか確認したい」
といった場合は、お気軽にご相談ください。
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